今、ネットショップのリニューアルがほぼ終わって、振り返りとても困ったことがありました。
それは、「お互いの仕事がどこで止まっていて、今どっちの作業を待っているのか？」
が分かりにくかったこと。

お互い、というのは、私（クライアント）と制作会社のことです。
これを今後回避するために、どうしようかということを日々考えています。

今の連絡方法

今の連絡方法は、

• メール、スカイプ、Facebookのメッセージ機能・・・日々のやり取り
• Googleドライブ・・・ファイルのやり取り

中身は、

• 要件定義書
• ディレクトリ構造
• 議事録
• 原稿
• 提案データ（私から）
• デザインデータ（制作会社から）

が主なものです。これの進捗と完了のチェックが記録しづらい状況になっています。
連絡方法は、Facebookメッセージ、スカイプ、メールの順に多く使っていました。

作業進捗のチェック方法

作業の最後になって、私は我慢ができず、「チェックシート」形式のものを作ることにしました。
これに気が付いた（実践した）のは、サイト公開前の残務処理の段階でした。

上にあげたデータを、「完了したか / しないか」ということをどのように判断するかをもっと考えたらよかったです。
終わってからすぐに削除すると、手戻り時に大変困ります。
そのため、チェックスペースを設けたり、クラウドで保管している際に一覧で参照したり・・・何ができるか？を考えてみました。

1. 単純にエクセルに記載し、担当者ごとに色分けで塗りつぶす

私はこれしかできませんでしたが・・・
エクセルに残務を書き込んで、終わったものから塗りつぶします。私と制作さんは別の色で。
作業項目、作業箇所URL、担当者、作業内容　を書きました。

2. 最初から、チェックスペースを作ったドキュメントにする

ドキュメントに、チェックスペースをつけて、終わったら「済み」とか「担当者名」を入れる。
手書きでなくデータに記入するのがわりと面倒なので、「済み」というのををファイル名にしておくのもいいかも。

3. おわったら、ザクザク削除する

ちょっと危険ですけどね、削除するか退避フォルダに入れるかです。
前のデータを参照する前に、その情報がないのだから作業は完了している、ということになります。

4. チェックシートは、紙ベースで作る

色々やってみて、これが一番いいかなと思いました。
チェックリストを紙で作っておいて、お互いに終わったものからチェックをしていく。

この場合は、最初に綿密な打ち合わせが必要だと思うので、うちのように要望追加などが出る場合は
お互いのシートに追加して、終わったら消込する。何でもデータで完了するのもいいけど、
結局はアナログが最終的に確かな気もする。

自分を最後にしたほうが、スッキリ

昔、3年以上前にB2Bウェブマスター実践講座を受けた時、
「お客さからの見積もり・問い合わせメールなども、自分で終わるようにする」ということを習いました。

今回の場合でも、自分が「お願いします」「了解です」など、終わりのメールを受け持つようにしたら良かったです。
丸1日連絡がないと、「今、時分は作業待ちなのかな？」と思ってしまうのだけど、実際は
「僕が待ってるでOKですよね？」って何度か言われたことがあります・・・

「この作業をお願いしたいので、デザインがあがるまで私は待っていますね」
と言わないとダメだったみたいですね。メッセンジャーでもなかなか伝わりにくいので、言葉をもっと明確にし、きちんと選ばないといけないと痛感しました。
もっともっとスムーズに作業ができるように、自分が工夫して相手との関係や環境を守らなくては、と思いました。