10月6日（木）、Zoho CRMセミナーに参加しました。
この日、金沢に社員旅行に来られるのを前日入りしていただき、セミナー開催となりました。パチパチパチ。

私はパソコンを持っていき、ハンズオンのような形式で。
実際に、参加された方はみなさんまだZohoを利用していない人ばかりだったのですが、わからないなりに色々と質問があり、思ったよりも活性化していたと思います。当日の要点だけ、マインドマップにまとめておきました。

UIが一新

Zohoはインドの会社なので、今回はその日本法人の松本さんが講師でした。
海外製のクラウドアプリなので、画面が使いづらいなーと思って（前職のお試し利用時から思っていました）無料お試しを開始したのですが、
https://www.zoho.jp/crm/

なんと、最近、UIが一新され、とっても見やすい管理画面になったんです。
利用検討中にオンラインデモをしていただいた後だったので、これで俄然やる気が出ました。毎日触れるものなので、使い勝手は大事なんですよね。（現職でも自戒の念。。。）本契約をするに大きな動機となったことは間違いありません。

まずはエクセルの顧客管理をインポート

取引先データを作ることから、zohoのCRM活用はスタートします。
エクセルなどで管理している、名前や住所などの顧客情報をZohoで管理します。csvを作ったり、形式を整えるのが手間そうなインポートですが、1行目にラベル（見出し）を作っておけば、データの割り当てが簡単になります。

Zohoの使いにくいところの1つに、海外製のクラウドアプリのため日本の表記では一般的でないものもあります。たとえば、姓と名が逆の表示がデフォルトだったり、住所も都道府県やそれ以降の記入欄が分かれていたりします。
しかし、細かいことを言うと進まないので、住所もまずは「都道府県」だけは分けておき、市区町村は１行にインポートしてしまうなど、少し楽をするとよいとのこと。

次は、何でもメモ・添付をすること

今は私も営業チームにいますが、困ることって、こんなところではないでしょうか。

• 電話で話した内容が、記録に残っていない
• 自分が担当していない（連絡を取っていない、担当者が退職した等）顧客の履歴が分からない
• 見込み客を管理していない

zohoの場合、取引先タブから見る、いわゆる顧客カードにすべて情報が紐づきます。だから、顧客登録した取引先を1つ選択して、どんどんメモを蓄積していきます。このメリットは、記録することで頭の中から情報をアウトプットできるので、パンクしないですむこと。次の仕事やタスクにどんどん進むことができます。

講師の松本さんも、まずはこの方法をおすすめしていました。（Zohoの会社のみなさんもそうしているとのこと。）

そしてもう１つは、メール添付したファイルはどんどん「添付」欄に登録しておくこと。
プロフェッショナルプラン以上ならメール取り込みもできますが、メールに添付したままだと探すのが手間。添付欄ですぐにアクセスできるようにしておきます。私たちの会社は、DropboxやGoogleドライブは使っていないので、ひとまずデータ容量は気にしないで添付することにしています。

メモも添付データも時系列に並ぶので、探すのが楽です。（もちろん、ファイル名に日付をつけるのが確実）

まだ商談にまで引きあがっていない「見込み客」も、見込み客タブにメモできるので、営業フォローも漏れが少なくなります。

検索機能が便利

絞り込みができ、該当する取引先だけに対し作業ができるのが楽です。
たとえば、このセミナー直前に、東京で開催される展示会の招待状を送るタスクがありました。東京の見込み客、最近コンタクトのある顧客を抽出し、データをエクスポート。宛名ラベルソフトでタックシールを作成して郵送。

Zoho自体にタックシールを作成する機能はありませんが（DMは日本的ですもんね）、アプリを組み合わせて、便利に使うことができました。宛名ラベルを購入すれば、こういったアプリは無料で使うことができるので安心です。また最近はアプリをPCにインストールしなくても、Webブラウザ上で宛名ラベルを作成できるのもいいです。

ルーチンは自動化すること

次に私が目指しているのはここです。
だいぶ顧客データの蓄積も慣れてきたので、決まっている作業はZohoにやらせること。
たとえば、月末に月初の営業フォローをする。フォローというと見積もりを出したフォローだけでなく、せっかくzohoに見込み客を登録しているので、１カ月連絡の途絶えた見込み客もフォローしたい。

メールテンプレートを登録して、そういった自動化を進めていきたいです。

管理者が必要

管理者というとすごく権限がある、とかではなくて、責任を持って、データ管理やきちんと事実を入力、メンテナンスする担当者が必要ということです。
私は入力自体嫌いではないので、Zohoは毎日何かしら触っています。
メールでやり取りをしていたとしても、要点はメモに書き加えるようにしたり、自分やメンバーが次に見た時にすぐにわかるようにしたい、という気持ちがあるからだと思います。
※今は、メール取り込みの部分でバグがあるので（問い合わせてみました）、余計に情報に神経質になるのかもしれません。

土台を作るところが最初でパワーが必要な部分なので、データが蓄積されていくと導入時と比べて、比較的周りがついてきてくれるような気がします。「セッティングしてあるから大丈夫ね」といった具合です。細かい部分でもっといろいろ改善して使っていきたいと思っていますが、気が付いたら修正し改善をくりかえしていきたいです。

スモールスタート、という言葉にほっとした

Zohoはいろんなサービスを組み合わせて使えますし、CRMだけでも入力できる項目がたくさんありますが、松本さんが「スモールスタートでいいんです」とおっしゃったとき、少しほっとしました。
こういったツールを使うときは「完璧に使いこなさないと、コスパが悪い」とどうしても思いがちで、社内的にも「成果を出さなくては」とプレッシャーを感じて導入に足踏みしている人も多いと思います。
私も最初に「こう使うかも」と自分たちが使う仕様ばかりを想定して、踏み出す前に「使えるか使えないか」といった頭の中での議論に時間をかけていました。

でも、一度に全部できるわけではないし、まずは顧客管理データを登録するところからでもいい。トライアンドエラーをくりかえして自社流に使うのが一番良いと思います。そのために、初期費用の安いZohoを選択する、というのは前向きだと思います。

またクラウドサービスは「月額費用が掛かる」というイメージがありますが、毎月費用を払ってアップデートしてもらうほうが断然効率的ですし、スタンドアローンのアプリを使うことで社内共有が全く進まない、というケースも多いのではないでしょうか。クラウドで社員が同じデータを見れるようにすることが、効率化の第一歩だと思います。
データをためるのは、ゴールではありません。たまったデータをどのように効率的に使って成果を出すかです。

松本さんのお話から、実際に使っている立場でも色々と気づきが得られた有意義な時間でした。ありがとうございました。次回はぜひゆっくりと金沢でご一緒したいです！