ネットショップを始めて、最初に準備をしたのが顧客データベースソフトです。
これは、最初の会社で指導してもらったのですが、最初は「なぜこれが必要か？」ということをわかってませんでした。

使わないとわからない。使うほどに便利。
コストをかけるのが「？？」と思っている場合は、少しでも疑問が解決できるとうれしいです。

受注メールから一発でデータベース構築

一人や少人数でネットショップを運営する場合、顧客情報の整理に時間をかけてはいけません。注文時に必ず受け取る受注メールを活用します。

私が使っているのは、おてがる通販です。
ほかに有名なソフトとして、頑張れ店長があります。おてがる通販のほうが安価なため、こちらは中小規模ショップでも使いやすいと思います。

このソフトで受注メールを受信して「取り込む」ことで、データベースを作ります。

データベースとは「データの集合」のことです。（e-Words より）
メールを受信して、このような顧客データのまとまりを一発で作ります。
使っている買い物カートから来る受注メールにあわせて、取り込み用テンプレートを作ることで構築可能になります。

顧客データベースを構築するメリット

1. 手間を省く

言い方は悪いけど、エクセルなどにデータをコピー&ペーストするなどの手間を省き、すぐに見やすい顧客情報形式にします。これだけでもかなりメリットがあり、どこに何が書いてあるかすぐにわかるので、漏れも見逃しにくくなります。

経理用の帳票もテンプレートがあり、ボタン1つで印刷できるので何でもそろいます。

2. すべての情報を一元管理できる

顧客一人に対し、1つのデータベースを作ることで、顧客の受注・問い合わせ履歴から入金の消しこみまでチェックできます。

一覧で見てもわかりやすいので、入金漏れなどがすぐに発見できます。
また、同じような問い合わせがあるとか、注文の傾向など、一人ひとりの顧客がわかりやすくなります。

3. リピーター判別がしやすい

私が重宝しているのが、コレです。
同じ名前と、電話番号やメールアドレスで情報が一致したら、自動でリピーター判別してくれます。

何がいいかというと、「いつもありがとうございます」など、メールの文言を少し変えるだけでも立派なサービスができること。お客様からすれば、「覚えていてくれる」っていう気持ちがうれしいものですからね。

4. 買い物カートサービス（ASP）を変更しても、顧客情報が使える

うちの会社は何度も（何度か＾＾；）カートを変更しています。
その都度データの移転が大変なのですが、会員情報さえ移転しておけば、あとはデータベースに情報が残っているので安心です。

データ量に応じて、移転には時間やコストがかかるので最小限にしたいものです。リピーター判別もソフト任せで途切れないし、安心して変更・移転できます。早い話が、ASP側で受注管理していなくても大丈夫なのです。（決済関係はきちんと管理しましょ 汗）

参考に、私の会社は上記のおてがる通販を5万円ほどで購入し（今はバージョンアップしたので、84,000円から）、有償の年間サポートを支払ってバージョンアップをくり返しています。
7年ほど使っていますが、十分に元は取れていますね。

少人数で運営する場合こそ、きちんとしたインフラ整備で間違いのないようにしたいものです。